ทำงานดีขึ้น 300% ด้วย Post it แผ่นเดียว

หลังจากที่ผมได้ลองหาตัวช่วยการทำงาน ให้เราสามารถ Focus เรื่องที่สำคัญตรงหน้า และขณะเดียวกันก็ไม่หลุด ไม่ตกหล่นในเรื่องที่มีความสำคัญไม่มากนักได้ โดยเฉพาะในบทของหัวหน้าทีม หรือ ผู้บริหารที่ต้องแก้ปัญหาให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ

บางเรื่องมันไม่สำคัญจริง แต่ถ้าไม่ได้จัดการคืออาจถึงชีวิตได้เลยทีเดียว

ผมลองทาง Digital หลายๆทาง ลองหลาย Device เปลี่ยน Application ดูแล้ว พบว่า “ไม่เวิร์ค” เพราะผม พบว่า ผมจดลงไปก็จริง แต่น้อยครั้งมากที่จะได้กลับมาจัดการเรื่องเหล่านั้นจริงๆ จดแทบทุกอย่าง วาดรูปประกอบ แต่สุดท้ายไม่ได้เอากลับมาใช้เท่าที่ควร สาเหตุคือ “มองไม่เห็น” มันอยู่ใน iPad มันอยู่ในไฟล์ ใน โฟลเด้อ กว่าจะเปิด กว่าจะอ่าน มันใช้แรงใจเยอะเหลือเกิน และไม่นับรวมว่า บางครั้งอยากจด อยากอ่าน แต่ไม่ได้ขาร์ตแบตมา จบลงที่ บันทึกบางส่วนเป็นกระดาษ บางส่วนเป็น Digital

ผมจึงแก้ปัญหาด้วยกระดาษ Post it นี่แหละคับ เป็นรูปธรรมดี แปะไว้บนโต๊ะทำงาน แต่ปัญหาที่ผมเคยเจอคือ แปะเต็มไปหมดเลย รอบหน้าจอคอม แผ่นละเรื่องๆ สุดท้ายไม่รู้เรื่องไหนต้องทำก่อนทำหลัง

ความกังวลถึงงานที่อาจตกหล่น กินพื้นที่สมองไปเยอะ ไม่ Productive

ปัจจุบันผมมีวิธีการใช้มาแชร์ ดังนี้ครับ

  1. ใช้กระดาษ Post it แผ่นเดียว เขียนวันที่เริ่มเขียน ไว้มุมขวาล่าง แปะไว้บนโต๊ะทำงาน

  2. เขียนงานทุกอย่างที่นึกได้และต้องทำในช่วง 2 สัปดาห์ข้างหน้าลงไป

  3. ทยอยทำจากข้อแรกไล่ไป (เพราะตามปกติข้อที่เรานึกออกก่อน จะมีความสำคัญมากกว่าที่นึกไม่ออก และบางทีก็เป้นงานที่ไม่อยากทำ และหมกมานาน)

  4. ข้อไหนทำเสร็จก็ขีดฆ่า (เอาให้พอเห็นข้อความอยู่บ้างนะ) ข้อไหนมีเรื่อง Pending ก็เขียนต่อท้ายสั้นๆว่า ต้องตามใคร รองานส่วนไหน ถ้าเราจัดการส่วนของเราแล้วก็ขีดฆ่าได้เลย

  5. ระหว่างนั้น ถ้ามีเรื่องแทรกเข้ามา ก็จดต่อท้ายไว้ก่อน เราจะมาเรียงความสำคัญมันอีกที ตอนสิ้นวัน

  6. เมื่อครบทุก 2 สัปดาห์ ต้องเปลี่ยนแผ่น Post it (ของเก่าเก็บไว้) ยกงานที่ยังไม่เสร็จมา เขียนซ้ำมาแผ่นใหม่

วิธีการดูเหมือนจะง่ายๆ แต่ผมคิดว่ามันมีผลสัมฤทธิ์ ดังนี้

  • การมี Task ที่เห็นตรงหน้าได้ชัดเจน ช่วยให้ผมจัด Priority ได้ง่ายขึ้น

  • ระยะเวลาที่แน่นอน (2 สัปดาห์) จะช่วยผมสามารถกำหนดขอบเขตงานได้ชัดเจน

  • ไม่ห่วงหน้าพะวงหลัง ลดความกังวลของการจำ เพิ่ม Focus ให้ทำงานในแต่ละชิ้นให้จบได้

  • รู้จักตัวเองมากขึ้น งานไหนเสร็จก่อน เร็ว คือจุดแข็ง งานที่ยกข้ามแผ่นบ่อยๆ คือจุดอ่อน

  • เมื่อผ่านไปสัก 10 แผ่น การพิจารณา Post it แผ่นก่อนๆที่สะสมมา จะช่วยประเมินตัวเองได้

  • ไม่ว่าจะ Update CV หรือเตรียมประชุม Board จะง่ายมาก

การใช้ Post it วิธีนี้จะช่วยให้ผมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่กังวล แถมยังเป็นการเก็บ Track Record ให้กับตัวเองได้อีกด้วย สภาวะรู้ตัวอยู่เสมอว่า ผมกำลังจะยุ่งมากๆแน่ๆ หรือกำลังจะพอมีเวลาคิดเรื่องใหม่ โปรเจคใหม่ได้บ้าง มันทำให้สมองแต่ละส่วนมีพื้นที่วิ่งเล่น ได้อย่างอิสระมากขึ้น

หลายครั้ง ทุกวันศุกร์ ตอนเลิกงาน ผมจะถ่ายภาพ Post it บนโต๊ะเก็บไว้ในโทรศัพท์ ไม่ใช่เพื่อเอากลุ้มต่อที่บ้าน แต่ใช้สำหรับการเตรียมตัวทำงานในวันอาทิตย์เย็น เพื่อให้เราสามารถปรับโหมดจากวันหยุด วันครอบครัว วางแผนล่วงหน้าได้อย่างรวดเร็ว เพราะรู้อยู่แล้วว่า วันจันทร์ผมมีเรื่องอะไรให้ต้องจัดการบ้าง

มีวิธีการเด็ดๆ อะไรที่ช่วยทำงานได้ดีมากขึ้น เล่าสู่กันฟังได้นะคับ

พงษ์ธร ถาวรธนากุล, CFA
Managing Director, Merchant Partners Securities PCL

ขอแนะนำตัวสั้นๆ ผู้เขียนชื่อ พงษ์ธร ถาวรธนากุล ปัจจุบันทำงานเป็น Managing Director ของ Merchant Partners Securities PCL. เน้นในส่วนของพัฒนา Product และ Platform channel ใหม่ๆ
โดยการนำ Disrupt technology มาเจาะตลาดด้านการบริหารเงินลงทุนส่วนบุคคลสำหรับลูกค้า High net worth ครับ เนื้อหาส่วนใหญ่ใน #becomingCEO มาจากประสบการณ์การทำงานตรงของผมเอง ในตำแหน่งผู้บริหารทั้ง บริษัทหลักทรัพย์และ Fintech startup ครับ

——————————————————

บทความที่ได้รับความนิยมก่อนหน้า

Case Study : 6 ขั้นตอนในการตั้งเป้าหมายให้ “ได้ผล”

ช่าง(บริษัท)มันซะบ้าง คงไม่มีใคร DIE