ใกล้เทศกาลหยุดยาวบางคนมีแพลนไปเที่ยงกันบ้างแล้ว แต่ก็ยังมีงานที่ต้องสะสางให้เรียบร้อยก่อนไป จะทำยังไงให้งานเสร็จไวขึ้น และไปเที่ยวช่วงหยุดยาวกันอย่างสบายใจ วันนี้เรามีวิธี การจัดระเบียบแบบตาชั่ง (The Scales Method)  ที่จะมาช่วยจัดการงานที่ยุ่งยากให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ภายใน 10 นาที

 

 

1.วางแผนไว้ 10 นาที

ถ้ามีงานล้นมือจนทำไม่ทัน ไม่รู้จะจัดการกับงานชิ้นไหนก่อน และทำงานแบบไม่มีการวางแผน ผลที่ได้อาจทำให้คุณไม่มีเวลาลุกไปไหนนอกจากมองจอและนั่งจมอยู่โต๊ะทำงาน เรามีข้อแนะนำ ใช้เวลาเพียง 10-15 นาที เพื่อวางแผนการทำงานก่อนที่จะเริ่มงานในแต่ละวัน โดยใช้เวลานี้เพื่อ

  • มองภาพใหญ่ของงานในแต่ละวัน
  • วางเป้าหมายที่ต้องการให้ชัดเจน
  • ทำ To do list ของงานที่ต้องทำ

 

2.วางตัวงานให้ตรงกับเป้าหมายที่ตั้งใจไว้

ขั้นตอนนี้จะทำให้การจัดระเบียบแบบตาชั่งนั้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เริ่มจากลองเอางานทั้งหมดของคุณที่มีอยู่ตอนนี้ มาลองจัดลำดับความสำคัญของแต่ละงาน โดยมองและลงน้ำหนักไปที่ความคุ้มค่า ของงานชิ้นไหนต้องใช้ต้นทุน (Cost) เท่าไหร่ และต้องเสียเวลาในการทำงานนานแค่ไหน อีกด้านนึงคืองานชิ้นนี้ได้ผลตอบแทน (Benefit) กลับมาคุ้มค่าไหม ผลตอบแทนที่สูงเมื่องานชิ้นนั้นสำเร็จลุล่วงแล้ว จะทำให้คุณมีเป้าหมายการทำงานในวันนั้นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดั่งที่ตั้งใจไว้ โดยเรียงลำดับง่ายๆ แบบการชั่งน้ำหนัก ตาม 4 ตัวอย่าง ดังนี้

 

ต้นทุนต่ำ : ผลตอบแทนสูง

ทำงานชิ้นนี้เป็นลำดับแรกของวัน เพราะเป็นงานที่เรียบง่าย ต้นทุนต่ำ ใช้เวลาน้อย แต่ได้ผลตอบแทนที่สูงจะพาให้เราทำงานได้ตามเป้าหมายเร็วขึ้น ปกติแล้วงานแบบนี้จะมีไม่มากในแต่ละวัน เพราะเป็นงานที่ต้องใช้ความละเอียดอ่อน ใส่ใจดูแลเป็นพิเศษ แต่ไม่ใช่งานที่มีความซับซ้อน หรือเป็นงานที่เราถนัดนั่นเอง

 

ต้นทุนสูง : ผลตอบแทนสูง

จะเป็นงานส่วนใหญ่ที่เราเจอกันทุกวัน เป็นงานที่ผลตอบแทนเทียบเท่ากับความคุ้มค่าและเวลาที่ใช้ไป แต่ก็ควรแบ่งชิ้นงานนั้น ถ้าหากมันใหญ่ไป อย่าทำทั้งหมดให้เสร็จภายในรวดเดียวจะทำให้สูญเสียเวลาการทำงานและพลังงานของเรามากเกินไป จนงานชิ้นอื่นที่แพลนเอาไว้ อาจไมได้ทำ

 

ต้นทุนต่ำ : ผลตอบแทนต่ำ

เป็นงานที่ให้ลำดับความสำคัญค่อนข้างน้อย ส่วนใหญ่เป็นงานชิ้นเล็กๆ หรืออาจเป็นงานที่ไปช่วยเพื่อนร่วมงานอีกที ซึ่งใช้เวลาน้อย แต่สิ่งที่เราต้องรับผิดชอบอยู่ก็ต้องทำให้เสร็จตามแพลนที่วางไว้ อาจจะต้องแบ่งเวลาให้งานนี้บ้าง จะช่วยลดความยุ่งเหยิงในออฟฟิศออกไปได้

 

ต้นทุนสูง : ผลตอบแทนต่ำ

งานประเภทนี้เป็นงานแก้ไขงานเก่าอีกทีนึง อาจเป็นงานที่ถูกมอบหมายให้อีกคนนึงไปทำแทน หรืองานที่เจอลูกค้าโหดบรีฟแล้วบรีฟอีก ก็ยังไม่ผ่าน ต้องหาความสำคัญของงานประเภทนี้ ถ้าไม่มีหรือไม่ได้เร่งด่วนมาก ก็ควรให้ความสำคัญเป็นลำดับสุดท้ายของวัน โดยอย่าให้กระทบกับงานอื่นที่สำคัญกว่า

 

ถ้าวางแผนการทำงานโดยวิธีจัดระเบียบแบบตาชั่งได้แบบนี้ทุกวัน เชื่อว่าจะไม่มีปัญหาการทำงานไม่เสร็จหรือล่าช้าแน่นอน ทีนี้เทศกาลหยุดยาวจะไปเที่ยวหรือกลับบ้านก็เดินทางอย่างสบายใจหายห่วง

 

ขอบคุณข้อมูล : www.lifehack.org

 

 

Merchant Partners เรามีกองทุนส่วนบุคคลที่เน้น
หุ้นที่ "ดักทาง" สร้างกำไรจากการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของชนชาว Millennial ได้อย่างดี
ดูรายละเอียดเลยที่ http://mps.merchant.co.th/mpm/